জুম মিটিংয়ের আদবকেতা

২০২০ সালের মার্চের আগে জুম অ্যাপের সঙ্গে আমাদের অনেকেরই পরিচয় ছিল না। কিন্তু, গত এক বছরে এই অ্যাপটিই হয়ে উঠেছে আমাদের অন্যতম অনুষঙ্গ। বিশেষ করে যে কোনো ভার্চুয়াল মিটিং, শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের ভার্চুয়াল ক্লাসের ক্ষেত্রে মূল ভরসা এখন জুম।

রিডার্স ডাইজেস্টের তথ্য অনুযায়ী, ২০১৯ সালের ডিসেম্বর পর্যন্ত প্রতিদিন গড়ে ১০ মিলিয়ন ব্যবহারকারী জুম ব্যবহার করতেন। কিন্তু, গত বছরের এপ্রিল পর্যন্ত প্রতিদিন গড়ে ৩০০ মিলিয়নেরও বেশি ব্যবহারকারী জুম ব্যবহার করেছেন। করোনা মহামারি শুরুর পর অফিসের মিটিং, শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের ক্লাস, সামাজিক অনুষ্ঠান এমনকি ডেটিং মিটআপের জন্যও জুম ব্যবহার করা হচ্ছে।

শুরুতে জুমের ব্যবহার নিয়ে সবাই একটু বিভ্রান্ত বা বিচলিত থাকলেও গত এক বছরে মানুষের সেই বিভ্রান্তি কেটেছে এবং মানুষ এতে অভ্যস্ত হয়ে উঠেছে।

তবে, জুম ব্যবহারেরও কিছু শিষ্টাচার আছে। জুমে ভিডিও কলে কী করতে হবে এবং কী করতে হবে না তা জেনে রাখাও গুরুত্বপূর্ণ বলে রিডার্স ডাইজেস্টের একটি প্রতিবেদনে বলা হয়েছে। ওই প্রতিবেদনে এ সম্পর্কে কিছু সুস্পষ্ট নির্দেশিকার কথাও উল্লেখ করা হয়েছে। এখানে সেগুলোই তুলে ধরা হলো-

প্রয়োজন ছাড়া ভিডিও কল নয়

জুমে মিটিং করার মানে এই নয় যে সেটা ভিডিও হতে হবে। খুব প্রয়োজন না হলে অভিও মিটিংও করা যেতে পারে। এতে সময় বাঁচবে এবং স্বাচ্ছন্দ্যে কথা বলা যাবে। যদি সবার মুখ দেখার কোনো প্রয়োজন না থাকে, তাহলে ভিডিওর অতিরিক্ত চাপ এড়িয়ে যাওয়া শ্রেয়। এতে সময়ের সঙ্গে ইন্টারনেটও সাশ্রয় হবে।

মিটিংয়ে কাকে আমন্ত্রণ জানাবেন

ভার্চুয়াল মিটিংয়ে অনেক জায়গার প্রয়োজন হয় না। তাই বলে সবাইকে আমন্ত্রণ জানানো ঠিক হবে না। এখানে সৌজন্য প্রকাশের জন্য কাউকে আমন্ত্রণ জানানো দরকারি নয়। শুধুমাত্র যে বিষয়ে মিটিং তার সঙ্গে সংশ্লিষ্টদের বা কর্মক্ষেত্রের সঙ্গে যারা সরাসরি জড়িত তাদের আমন্ত্রণ জানান। যদি মিটিংয়ের বিষয়বস্তুর সঙ্গে কারো প্রত্যক্ষ সম্পর্ক না থাকে তাহলে তাকে আমন্ত্রণ জানাবেন না বা তাকে উপস্থিত থাকতে বাধ্য করবেন না।

ক্যামেরায় চোখ রাখুন, ব্যক্তি নয়

জুম কলে মানুষ সাধারণত যে ব্যক্তি কথা বলছেন তার ভিডিও বক্সের দিকে তাকিয়ে থাকেন। কিন্তু, সবচেয়ে ভালো হয় সরাসরি ক্যামেরার দিকে তাকালে। ক্যামেরা দিকে তাকিয়ে থাকতে প্রথমে একটি অস্বস্তি লাগতে পারে, কিন্তু ধীরে ধীরে ঠিক হয়ে যাবে। আর ক্যামেরার দিকে তাকিয়ে থাকলে সবাই ভাববে আপনি তাদের দিকে তাকিয়ে আছেন। অন্যদিকে, নির্দিষ্ট কোনো ব্যক্তির ভিডিও বক্সে তাকিয়ে থাকলে অন্যরা ভাববে আপনি হয়তো মিটিং ছেড়ে অন্যকিছু দেখছেন। এই বিষয়টি ব্যবসায়িক বা অফিসিয়াল জুম মিটিংয়ে জন্য বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ। কারণ, সেখানে মুখের ভাষা নয়, আপনার বসার অবস্থান বা শরীরের ভাষাই গুরুত্বপূর্ণ। এই বিষয়টি আপনার কথা বলার চেয়েও গুরুত্বপূর্ণ। তাই ব্যক্তির ভিডিও বক্সে নয় সরাসরি ক্যামেরার দিকে তাকান।

মিউট থাকুন

কথা বলার প্রয়োজন না হলে মিউট থাকাটা জুম মিটিংয়ের একটি শিষ্টাচার। এতে আপনি অন্যের কথা ভালোভাবে শুনতে পাবেন। অন্যদিকে, আপনার বাসার কোনো শব্দ অন্য ব্যক্তিদের বিরক্ত করবে না। যেমন- ইলেকট্রনিক সতর্কতা শব্দ, বাসার টেলিভিশনের শব্দ, সন্তানদের খেলাধুলার শব্দ, চুইংগাম বা পানীয় চিবানোর শব্দ ইত্যাদি। তাই কথা না বলা পর্যন্ত জুম প্রোফাইলে নিজেকে মিউট করে রাখাটাই উত্তম। তবে, আপনার কথা বলার পালা এলে অবশ্যই দ্রুত আনমিউট হতে হবে। যাতে অন্যরা বলতে না পারে, ‘তুমি এখনো চুপ করে আছ!’

সাজানো-গোছানো ব্যাকগ্রাউন্ড

জুম মিটিং শুরুর আগে একটি সাজানো-গোছানো ব্যকগ্রাউন্ড বেছে নিন। মনে রাখবেন, মিটিংয়ে আপনার অনেক সহকর্মী যুক্ত থাকেন। তারা পর্দায় শুধু আপনাকে দেখেন না, আপনার পেছনের অংশটিও দেখতে পান। তাই এই বিষয়টি মাথায় রেখে জুম মিটিংয়ে অংশ নিন। আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড দেখে সবাই আপনার রুচি সম্পর্কে বা আপনি কতটা সাজানো-গোছানো সে সম্পর্কে ধারণা পাবে। তাছাড়া, আপনি যদি বিছানায়ে বসে মিটিংয়ে অংশ নেন তাহলে নোংরা লন্ড্রির স্তূপ দেখে সবাই বিরক্ত হতে পারে। বারবার সবার নজর সেদিকে যেতে পারে। তাই একটু সাজানো-গোছানো ব্যাকগ্রাউন্ড ব্যবহার করুন। আপনাকে মাথায় রাখতে হবে অনলাইনে হলেও এটাও কিন্তু একটি মিটিং।

আপনার ক্যামেরা চালু রাখুন

যদি ভিডিও মিটিং হয় তাহলে অবশ্যই আপনার ক্যামেরা চালু রাখুন। ভিডিও মানেই সবাই একে অপরকে দেখবে এবং কথা বলবে, সেখানে আপনার ক্যামেরা বন্ধ রাখাটি উচিত হবে না। আপনার ডিভাইসটি এমনভাবে রাখুন যাতে আপনাকে পরিষ্কারভাবে দেখা যায়। কোনোভাবেই যেন আপনাকে অগোছালো দেখা না যায়। ডিভাইসটি কোথায় রাখলে আপনাকে দেখতে ভালো লাগবে বা সবাই স্পষ্টভাবে দেখতে পাবে সেই স্থানটি আগে থেকে ঠিক করে রাখুন। মিটিং শুরুর আগে প্রিভিউ দেখে নিতে পারেন। তাহলে আপনি বুঝতে পারবেন আপনাকে ঠিক কেমন দেখাচ্ছে।

অমনোযোগী হবেন না

আপনি পর্দায় না থাকলেও আপনাকে সবাই দেখতে পাচ্ছে। তাই কোনোভাবেই চোখ ঘোরাবেন না বা অমনোযোগী হবেন না। সবার কথা মনোযোগ দিয়ে শুনুন। চোখ ঘুরিয়ে নেবেন না বা বিরক্তিতে মাথা ঝাঁকাবেন না- এতে অন্যরা বিরক্ত হতে পারে।

হঠাৎ করে মাইক্রোফোন ব্যবহার করবেন না

যখন অন্য কেউ কথা বলবেন তখন আপনার মাইক ব্যবহার করবেন না। এতে গ্রুপের কথোপকথনটি প্রতিধ্বনিত হয় এবং দুজনের কথা বোঝা যায় না। যদি আপনাকে নির্দিষ্ট করে কথা বলতে বলে তাহলে আপনার মাইক্রোফোন চালু করুন এবং তারপর কথা বলুন। অন্যদিক কারো কথা বলার সময় সেটি নিয়ে আপনার মন্তব্য থাকলে হাত উঁচু করুন অথবা আপনার কোনো প্রশ্ন বা মন্তব্য থাকলে চ্যাট ব্যবহার করুন। শুধু শুধু মাইক্রোফোন চালু করবেন না এবং অন্যের কথা বলার সময় কথা বলবেন না।

শুরুতে আপনার নাম বলুন

প্রথমত জুম প্রোফাইলে আপনার অফিসিয়াল নাম ব্যবহার করুন। তাহলে স্ত্রিনে ওই নামটি দেখাবে। এতে সহজেই সহকর্মীরা আপনাকে শনাক্ত করতে পারবেন। তারপরও কথা বলার আগে অবশ্যই আপনার নাম বলে নেবেন।