অফিস সেটআপে প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম, কোথায় পাবেন

নতুন একটি অফিস সেটআপ বেশ কঠিন কাজ। তবে, এ ক্ষেত্রে সঠিক পণ্যটি বাছাই করতে পারলে সাশ্রয় হতে পারে মোটা অংকের অর্থ। অফিস কর্তৃপক্ষ চান কর্মচারীরা যেন সহায়ক পরিবেশে নির্বঘ্নে কাজ করতে পারেন এবং তাদের কর্মদক্ষতা বাড়ে। এ ক্ষেত্রে ভালো অফিস সেটআপের বিকল্প নেই। তাই আপনি যদি নতুন অফিস সেটআপ করতে চান কিংবা পুরানো অফিস নতুন করে সাজাতে চান, তাহলে প্রয়োজনীয় অফিস সরঞ্জাম বাছাইয়ের ক্ষেত্রে আমাদের কিছু পরামর্শ।

অফিস সেটআপের জন্য প্রয়োজনীয় কিছু জিনিসের বিবরণ-

কম্পিউটার সিস্টেম

বেশিরভাগ কর্মক্ষেত্রে ডেস্কটপ কম্পিউটার খুবই গুরুত্বপূর্ণ। অনেক সংস্থা কাজের চাপ কমিয়ে উৎপাদনশীলতা বাড়াতে বিশৃঙ্খলামুক্ত কর্মপরিবেশ গড়ে তোলার প্রতি অগ্রাধিকার দেয়। এ ক্ষেত্রে সহায়ক হতে পারে একটি ভালো কম্পিউটার সিস্টেম।

'ডেল অপটিপ্লেক্স ৩২৮০ টেনথ জেনারেশন ইন্টেল কোর আই৩ ১০১০০টি'-এর মতো অল-ইন-ওয়ান পিসিগুলোতে রয়েছে একটি পপ-আপ ক্যামেরা, স্পিকার, ইউএসবি কী-বোর্ড এবং মাউস। যার বাজার মূল্য প্রায় ৫৮ হাজার টাকা। 'রায়ানস কম্পিউটার'-এ বর্তমানে এই মডেলটি স্টকে আছে।

কোর আই৩ প্রসেসর, ৮জিবি র‌্যাম এবং এক টেরাবাইট এইচডিডি যুক্ত, 'এইচপি প্রোওয়ান ৪০০ জি৬' হলো একটি টেনথ জেনারেশনের অল-ইন-ওয়ান পিসি, যা হতে পারে একটি দুর্দান্ত বিকল্প। বর্তমান এটির বাজারমূল্য প্রায় ৬৯ হাজার ৫০০ টাকা। 'টেক ল্যান্ড' এইরকম কিছু উচ্চ-বাজেটের অল-ইন-ওয়ান পিসি সরবরাহ করে।

এ ছাড়া হ্যাকারদের থেকে ডিভাইসগুলোর সুরক্ষার জন্য একটি নির্ভরযোগ্য অ্যান্টিভাইরাস সফটওয়্যার হতে পারে গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার৷ ক্যাসপারস্কি, ইএসইটি এবং নর্টনের মতো বিভিন্ন অ্যান্টিভাইরাস সফটওয়্যার রয়েছে, যেগুলোর আবার প্রতিটির নিজস্ব বৈশিষ্ট্যও আছে। একটি অফিসে কর্মচারীর সংখ্যার ওপর নির্ভর করে সফটয়্যারগুলোর সেবা মূল্য পরিবর্তিত হয়, যেমন: ৫ জন ব্যবহারকারীর জন্য ১ বছর মেয়াদি প্যাকেজের মূল্য ৩ হাজার ৭০০ টাকা থেকে শুরু করে ২২ জন ব্যবহারকারীর জন্য ৩ বছর মেয়াদি প্যাকেজের মূল্য ২২ হাজার টাকা পর্যন্ত রয়েছে।

কম্পিউটার নেটওয়ার্ক এবং ইন্টারনেট সংযোগ

যেকোনো ব্যবসার জন্য একটি উচ্চ-গতির ইন্টারনেট সংযোগ নিঃসন্দেহে খুবই গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে একটি বৃহৎ নেটওয়ার্ক স্থাপনের ক্ষেত্রে, যেখানে বহু সংখ্যক কর্মচারী কাজ করবে, সেখানে ইথারনেট ক্যাবলিং, রাউটার এবং সুইচ বেশ গুরুত্বপূর্ণ। 'জাইক্সেল জিএস১৯০০-২৪ ইপি ২৪-পোর্ট' স্যুইচে ডিফল্টভাবে একটি পিওই ব্যবহারের মোড অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ছোট ব্যবসাপ্রতিষ্ঠানের জন্য সম্পূর্ণ তারযুক্ত, নন-ব্লকিং এবং উচ্চ-গতির ব্যবসায়িক নেটওয়ার্ক অ্যাপ্লিকেশনের জন্য এটি একটি চমৎকার পছন্দ হতে পারে। এর বর্তমান বাজার দর প্রায় ১৮ হাজার ৫০০ টাকা।

'সিসকো আরভি ১৬০ ডব্লিউ' ছোটখাটো ব্যবসা প্রতিষ্ঠান এবং অফিসের জন্য বেশ কার্যকর। এতে কিছু স্ট্যান্ডার্ড ফিচার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যেমন: একটি বিজনেস-গ্রেড স্টেটফুল প্যাকেট ইন্সপেকশন (এসপিআই) ফায়ারওয়াল, ভিপিএন সিকিউরিটি (আইপি সিকিউরিটি, পয়েন্ট-টু-পয়েন্ট টানেলিং প্রোটোকল এবং ওপেনভিপিএন) এবং কন্টেন্ট ফিল্টারিং। বর্তমানে এর দাম প্রায় ১২ হাজার ৯০০ টাকা।

ইন্টারনেটের ক্ষেত্রে ১০০ এমবিপিএস একটি ছোট অফিসের জন্য পর্যাপ্ত পরিমাণ গতি, যেখানে ১০ জনের মতো ব্যবহারকারী ইমেইল পাঠানো, ইন্টারনেট ব্রাউজিং এবং ডকুমেন্ট ফাইল ডাউনলোড করার মতো সাধারণ কাজগুলো করে। স্থানীয় ইন্টারনেট পরিষেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানগুলোর বিভিন্ন সুবিধাজনক প্যাকেজ থাকতে পারে। সেখানে সুবিধাজনক সেরা প্যাকেজটি খুঁজে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

বিজনেস মেশিন

অফিসের কাজের ধরনের ওপর নির্ভর করে বিভিন্ন ধরনের বিজনেস মেশিন কেনা যায়। একটি বাণিজ্যিক প্রিন্টার, একটি ফটোকপিয়ার এবং একটি স্ক্যানার প্রতিটি অফিসের জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম। 

বাজেট-সচেতন সংস্থাগুলোর জন্য মাল্টিফাংশনাল প্রিন্টারগুলো খুব জনপ্রিয়। যেগুলো খরচ কমাতে সাহায্য করে। 'এইচপি স্মার্ট ট্যাংক ৫১৬' হলো একটি অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টার, কপিয়ার এবং স্ক্যানার। যার রয়েছে কম খরচে বিপুল পরিমাণ প্রিন্টিং ক্ষমতা এবং সেইসঙ্গে এক উদ্ভাবনী ডিজাইন। এটি এর স্পিল-প্রুফ রিসেল বোতলের সাহায্যে ১৮ হাজার সাদা-কালো পৃষ্ঠা এবং ৮ হাজার রঙিন পৃষ্ঠা প্রিন্ট করতে পারে। বর্তমানে এর বাজার মূল্য প্রায় ১৯ হাজার ৫০০ টাকা।

বিভিন্ন সময় প্রেজেন্টেশনের জন্য প্রজেক্টর এখন ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে। 'চিয়ারলাক্স সিএল৭৬০' হলো একটি দুর্দান্ত পিকচার কালারযুক্ত সাশ্রয়ী মূল্যের ১০৮০পি এলইডি প্রজেক্টর৷ প্রজেক্টরটির বর্তমান বাজারমূল্য ২০ হাজার টাকা। এ ছাড়া ১৭ হাজার টাকার মধ্যে শাওমির বেশ কিছু পোর্টেবল প্রজেক্টর পাওয়া যায়। 

অফিস আসবাবপত্র

কর্মক্ষেত্রে নিরাপদ এবং আরামদায়ক পরিবেশ নিশ্চিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে আসবাবপত্র। একটি ডাইনামিক কাজের পরিবেশে, স্ট্যান্ড-আপ ডেস্ক, চেয়ার, কমিউনিটি স্পেসের জন্য সোফা, বিভিন্ন আকারের কনফারেন্স রুমে টেবিল, বহুমুখী ফাইলিং ক্যাবিনেট, বিন এবং ভালো লাইটিংয়ের ব্যবস্থা থাকা প্রয়োজন।

সাধারণ মানের অফিস ডেস্ক ও চেয়ারের দাম ৬ হাজার টাকা থেকে শুরু করে ১৫ হাজার টাকা পর্যন্ত হয়ে থাকে। 

সাশ্রয়ী মূল্যের অফিস সোফার দাম সাধারণত ১০ হাজার টাকা থেকে শুরু করে ৫০ হাজার টাকা পর্যন্ত হয়ে থাকে। এ ছাড়া বহুমুখী তাক এবং স্টোরেজ ক্যাবিনেটের দাম সাধারণত ৩ হাজার টাকা থেকে ৯ হাজার টাকা হয়ে থাকে। কনফারেন্স টেবিলের দাম সাধারণত ২৫ হাজার টাকা থেকে শুরু হয়। ফার্নিটেক, হাতিল, রিগ্যাল ফার্নিচার, পারটেক্স, অটোবি এবং বিভিন্ন ডেডিকেটেড ফার্নিচারের দোকানগুলোযতে টেকসই অফিস আসবাবের বহু ধননের কালেকশন রয়েছে।

স্টোরেজ ইকুইপমেন্ট

অফিসের কাজগুলোর একটি বড় অংশ হচ্ছে ডকুমেন্টেশন। এটি কাগজেও হতে পারে কিংবা কম্পিউটারে বিভিন্ন ফাইলেও হতে পারে। স্টোরেজ ফোল্ডার, ইউএসবি ফ্ল্যাশ ড্রাইভ, ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ এবং এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভ ব্যবসাক্ষেত্রে বিভিন্ন বিষয় গুছিয়ে এবং আলাদা করে রাখতে সহায়তা করে। 

এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভের মূল্য ৫ হাজার টাকা থেকে শুরু করে এর স্টোরেজের ওপর নির্ভর করে ৩০ হাজার টাকা পর্যন্ত হয়ে থাকে। 'সিগেট এসটিএইচএন১০০০৪০৩  এক টেরাবাইট' সেই অফিসগুলোর জন্য কার্যকর যেখানে স্টোরেজ খুব বেশি প্রয়োজনীয় নয়৷ যেসব কোম্পানির স্টোরেজের প্রয়োজনীয়তা বেশি সেখানে, 'সিগেট এসটিইএল১০০০০৪০০ ১০ টেরাবাইট' বেশ কার্যকর। যদিও এর বর্তমান বাজারমূল্য অনেক বেশি। প্রায় ৩০ হাজার ৫০০ টাকার মতো।

কম্পিউটার থেকে উৎপাদিত কন্টেন্টগুলো সহজেই ড্রপবক্স, ওয়ানড্রাইভ এবং আইড্রাইভের মতো ক্লাউড-ভিত্তিক ফাইল স্টোরেজ সিস্টেমে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ সিস্টেমগুলো কোম্পানির পছন্দ অনুযায়ী বিভিন্ন পরিকল্পনা প্রদান করে। যেখানে মাসিক এবং বার্ষিক পরিকল্পনা রয়েছে। একটি টিমের জন্য ড্রপবক্স প্রতিমাসে ১৫ ডলারে (প্রায় ১,৪২০ টাকা) ৫ টেরাবাইট স্টোরেজের একটি প্যাকেজ সেবা দেয়।

অন্যান্য সরঞ্জাম

কর্মক্ষেত্রের আবহাওয়া উন্নয়নে রয়েছে কিছু ঐচ্ছিক সরঞ্জাম। যেমন: কর্মক্ষেত্রের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ গাছপালা, কফি মেকার রাখা বা ইলেকট্রিক জুসার রাখা যেতে পারে। যা কাজের প্রবাহ চলমান রাখতে এবং কর্মীদের সক্রিয় থাকতে সাহায্য করতে পারে।  

'ডব্লিউডিসিএম-এস১৯এল' মডেলের কফি মেকারে রয়েছে অ্যান্টি-ড্রিপ এবং ওয়াটার রিসাইক্লিং ফাংশন। ওয়ালটন এবং এম কে ইলেক্ট্রনিক্স-এর বিভিন্ন ধরনের সাশ্রয়ী মূল্যের কফি মেকার রয়েছে। যেগুলো কফি তৈরির মৌলিক কাজগুলো করতে পারে। যেগুলোর দাম ১ হাজার ৮৫০ টাকা থেকে শুরু। এমজে-২১৫-এর মতো বৈদ্যুতিক জুসারগুলি সহজেই পরিষ্কার করা যায় এবং এগুলোতে একটি পৃথক পাল্প কনটেইনার রয়েছে। ইলেকট্রিক জুসারের বর্তমান বাজার মূল্য প্রায় ২ হাজার ৫৪০ টাকা থেকে শুরু করে ৮ হাজার ৫০০ টাকা।

অফিস সরঞ্জাম কেনা আপনার অফিস খরচের সম্ভবত দ্বিতীয় বৃহত্তম খাত। আপনি যদি যত্ন সহকারে পরিকল্পনা করেন, তাহলে কেবল প্রয়োজনীয় জিনিসগুলো কিনে এ ক্ষেত্রে খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখতে পারবেন। বিশেষায়িত অফিসগুলোর বিশেষ সরঞ্জামের চাহিদা থাকে। তবে, এ সব সাধারণ সরঞ্জামগুলো যেকোনো অফিসের জন্যেই গুরুত্বপূর্ণ।

অনুবাদ করেছেন, আহমেদ বিন কাদের অনি