অফিশিয়াল ই-মেইল লেখার সময় যে ১০ বিষয় খেয়াল রাখবেন

ছবি: সংগৃহীত

যোগাযোগে সর্বাধিক ব্যবহৃত মাধ্যমগুলোর মধ্যে ই-মেইল অন্যতম। তাই ই-মেইল আদান-প্রদানে কিছু শিষ্টাচার মেনে না চললেই নয়। বিশেষ করে পেশাদার ই-মেইল লেখার ক্ষেত্রে কিছু বিষয় অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে।

চলুন জেনে নিই এই বিষয়গুলো-

পেশাদার ই-মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার

চাকরির জন্য আবেদন বা কোনো পেশাদার ব্যক্তির কাছ থেকে কোনো কিছু সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করার ক্ষেত্রে সবসময় এমন একটি ই-মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার করা উচিত যেখানে পেশাদারিত্ব ফুটে উঠে। অ্যাড্রেসে পুরো নাম বা নামের আদ্যক্ষর ব্যবহার করতে পারেন। যদি অনেক আগে তৈরি ই-মেইল অ্যাড্রেসে আপনার ডাক নাম বা অপ্রাসঙ্গিক কোনো শব্দ থেকে থাকে যা পেশাগত দিক দিয়ে একেবারেই অনুপযুক্ত, তাহলে অ্যাড্রেস পরিবর্তন করা উচিত।

সাবজেক্ট লাইনে মনোযোগ দেওয়া

ই-মেইলের যে অংশ প্রাপক মেইল পাওয়ার পরই দেখতে পান সেটি হলো সাবজেক্ট লাইন বা ই-মেইলের বিষয়বস্তু। তাই সবসময় সাবজেক্ট লাইনে ই-মেইলের মূল উদ্দেশ্য সংক্ষিপ্তভাবে লিখতে হয়। এক্ষেত্রে কোনো অস্পষ্ট বা বিভ্রান্তিকর বিষয় এড়িয়ে চলতে হবে।

সঠিক অভিবাদন ব্যবহার

ই-মেইলের উদ্দেশ্য এবং কাকে সম্বোধন করছেন তার ওপর নির্ভর করে প্রয়োজনীয় আনুষ্ঠানিকতা বা ফর্মালিটি মেনে চলতে হবে।  আনুষ্ঠানিক বা ফর্মাল ই-মেইলের ক্ষেত্রে 'ডিয়ার মিস্টার/ মিজ / ডক্টর'; অনানুষ্ঠানিক বা ইনফর্মাল ই-মেইল করতে গেলে 'হ্যালো বা হাই' এবং অন্যান্য বিষয়ের জন্য 'গ্রিটিংস বা গুড ডে' ব্যবহার করা যেতে পারে। ই-মেইল করার ক্ষেত্রে প্রাপকের পদবি ও নাম জানা থাকলে তা সঠিকভাবে ব্যবহার করার বিষয়টি অবশ্যই মনে রাখতে হবে।

সম্পাদনা করা

ই-মেইল পাঠানোর আগে অবশ্যই ব্যাকরণ, বানান ও বিরাম চিহ্নের ব্যবহার ঠিক হয়েছে কি না যাচাই করতে হবে। এ ছাড়া ই-মেইল লেখার সময় সংক্ষিপ্ত রূপ, সংক্ষিপ্ত শব্দ ইত্যাদির ব্যবহার এড়িয়ে চলতে হবে, যাতে পড়তে গিয়ে প্রাপকের বুঝতে অসুবিধা না হয়।

সংক্ষিপ্ত হওয়া ও ফোকাস ঠিক রাখা

ই-মেইল সংক্ষিপ্ত রাখা এবং ফোকাস ঠিক রাখার জন্য অপ্রয়োজনীয় বা অপ্রাসঙ্গিক তথ্য বর্জন করতে হবে। দীর্ঘ অনুচ্ছেদ এড়িয়ে চলতে হবে যাতে প্রেক্ষাপটের প্রাসঙ্গিকতা বজায় থাকে। এ ক্ষেত্রে সংক্ষিপ্ত করার জন্য বুলেট পয়েন্ট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা ব্যবহার করতে পারলে ভালো।

বিনয় বজায় রাখা

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি হলো ই-মেইলে যেন কোনো প্রকার অভদ্র বা আপত্তিকর শব্দ ব্যবহার না করা হয় এবং বিনয় বজায় থাকে। পেশাদারিত্বের জায়গায় ব্যঙ্গাত্মক, হাস্যরস এবং এ জাতীয় কোনো কিছুর ব্যবহারে প্রাপক ভুল বুঝতে পারে। ই-মেইলে 'অনুগ্রহপূর্বক বা প্লিজ', 'ধন্যবাদ বা থ্যাঙ্ক ইউ', 'দুঃখিত বা স্যরি', 'রিগার্ডস' ইত্যাদি শব্দ বিনয় প্রদর্শন করে৷

ফাইল সংযুক্তকরণে সচেতনতা

ফাইল সংযুক্ত করার আগে ই-মেইলের বার্তার সঙ্গে ফাইলটি প্রয়োজনীয় ও প্রাসঙ্গিক কি না নিশ্চিত হতে হবে। ফাইল পাঠানোর আগে ফাইলের আকার যাচাই করতে পারলে ভালো হয়।

দ্রুত উত্তর দেওয়া 

যত দ্রুত সম্ভব ই-মেইলের প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত। দ্রুত উত্তর দিলে প্রেরককে আশ্বস্ত করা যায়।

সিসি ও বিসিসির সঠিক ব্যবহার

একই সময়ে একাধিক প্রাপককে ই-মেইল পাঠাতে চাইলে সিসি (কার্বন কপি) এবং বিসিসি (ব্লাইন্ড কার্বন কপি) ব্যবহার করা যায়। যখন প্রয়োজন পড়বে কেবল তখনই এটি ব্যবহার করা উচিত। ই-মেইল অ্যাড্রেস গোপন রেখে বার্তা দিতে চাইলে বিসিসি ব্যবহার করতে হবে।

২ বার পরীক্ষা করা

সেন্ড বাটনে ক্লিক করার আগে ই-মেইল ২ বার আবার পড়ে পরীক্ষা করা উচিত। আউটলুক, জিমেইলের মতো বেশিরভাগ ই-মেইল পরিষেবায় বানান ও ব্যাকরণ যাচাইয়ের জন্য টুল ব্যবহারের সুবিধা থাকে।

অনুবাদ করেছেন আসরিফা সুলতানা রিয়া

Comments

The Daily Star  | English

Killing of trader in old Dhaka: Protests erupt on campuses

Protests were held on campuses and in some districts last night demanding swift trial and exemplary punishment for those involved in the brutal murder of Lal Chand, alias Sohag, in Old Dhaka’s Mitford area.

4h ago