ইমেইলে যেভাবে লিখবেন চাকরি ছাড়ার আবেদনপত্র

চাকরি সহজে পাওয়া যায় না, একথা যেমন সত্যি, তেমনি চাকরি ছাড়ার পরিসংখ্যানও কিন্তু কম নয়। যুক্তরাষ্ট্রের শ্রম ব্যুরোর ২০২১ সালের হালনাগাদকৃত তথ্য থেকে জানা যায়, সে বছরের সেপ্টেম্বর মাসে ৪৪ লাখ আমেরিকান চাকরি ছেড়েছেন।

চাকরিতে যোগ দেয়ার প্রক্রিয়াটি নিঃসন্দেহে বিশেষ, কিন্তু চাকরি ছাড়ার নিয়ম মানাটাও জরুরি। কর্মক্ষেত্র ছেড়ে নতুন কাজে যোগ দেওয়ার আগে আনুষ্ঠানিকভাবে ঠিক কীভাবে বিদায় বলতে হবে, অর্থাৎ ইমেইলে ইস্তফাপত্রটি কীভাবে লিখতে হবে– তা নিয়েই এ লেখা।

চাকরি ছাড়বেন– এই সিদ্ধান্ত নেবার পর নিজের সঙ্গে একটা মানসিক বোঝাপড়া চলে। এর পরবর্তী ধাপ হচ্ছে, 'কীভাবে'? জরুরি প্রয়োজন হলে হয়তো হুট করে চাকরি ছেড়ে দেওয়া যায়। কিন্তু যদি পেশাদারি সম্পর্ক বজায় রাখতে চান এবং একটি প্রক্রিয়ায় মধ্যে দিয়ে গিয়ে, নির্দিষ্ট নোটিশ পিরিয়ডের মধ্যে চাকরি ছাড়তে চান, তাহলে আগেভাগে জানিয়ে রাখা দরকার। প্রথমে বসের সঙ্গে সরাসরি কথা বলে নেওয়া ভালো। এই কথোপকথনে মূলত চাকরির সমগ্র অভিজ্ঞতা এবং পদত্যাগের কারণগুলো বিশদ করে বলতে হয়। কথোপকথনটি যেন ইতিবাচক হয়, সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। ক্যারিয়ার কোচ ফিবি গ্যাভিনের মতে, এতে করে পেশাদারি সম্পর্কের পাশাপাশি এতদিনের গড়ে তোলা ব্যক্তিগত সম্পর্কটাও আর নড়বড়ে হবার ঝুঁকি থাকে না। এই আলোচনার পর একটি আনুষ্ঠানিক মেইল লেখার পালা আসে।

যুক্তরাষ্ট্রের মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা সংস্থা হিউম্যারেসোর কনসালট্যান্ট ভিক্টোরিও মিলিয়ান এই ইমেইলটিকে নিছক আনুষ্ঠানিকতা মনে করেন, 'এই ইমেইলে আমার শুধু কখন ইস্তফা দেওয়া হচ্ছে এবং আপনার চাকরির শেষ দিন কবে– সেটাই জানানো দরকার। কেননা বেশিরভাগ সময় ইস্তফার কারণগুলো আগে থেকেই জানা থাকে।'

তিনি এটাও বলেন যে এই ইমেইলের মাধ্যমে একটি অফিসের মানবসম্পদ বিভাগ জানতে পারে যে নতুন কর্মী নিয়োগের জন্য তাদের কাছে আর কত সময় আছে। সেজন্য মানবসম্পদ বিভাগের ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের বরাবর মেইলটি পাঠাতে হয়।

ক্যারিয়ার ডেভেলপমেন্ট কোচ জেসিকা হার্নান্দেজ বলেন যে নিজের ছেড়ে যাওয়া পদে নতুন কেউ আসলে তাকে দায়িত্ব বুঝিয়ে দেওয়ার মনোভাবটি ইতিবাচক। নতুন কর্মীর সঙ্গে নিজের অভিজ্ঞতাও ভাগ করা যায়। এই ইচ্ছাটি ইমেইলে প্রকাশ করা যেতে পারে।

ইমেইলের শেষে একটি আন্তরিক ধন্যবাদ বাক্য থাকা ভালো, এতে করে চাকরি ছেড়ে যাওয়ার তেতো ভাবটি কমে আসে। এ ছাড়া, ছেড়ে আসা প্রতিষ্ঠানের মানবসম্পদ বিভাগের সঙ্গে সুসম্পর্ক বজায় রাখাটাও জরুরি, কেননা অনেক দরকারি কাজেই বারবার তাদের সঙ্গে যোগাযোগ করতে হতে পারে।

গ্রন্থনা– অনিন্দিতা চৌধুরী